Этапы «мозгового штурма»
Этап 1. Задача: формулировка проблемы
Как правило, «мозговой штурм» начинается тогда, когда проблема определена или, скорее, понятна в общих чертах. А для успеха очень важно ее сформулировать четко, так, чтобы она была понятна
всем участникам и принята ими. А это возможно лишь в том случае,
если каждый из них внесет свой вклад в ее обсуждение. Отсюда правило номер один: нужно дать высказаться каждому участнику.
Этап 2. Задача: генерирование идей
Это, как вы догадываетесь, самый важный этап работы, ради которого все, собственно говоря, и организуется. Здесь действует ряд правил, которые должны соблюдаться неукоснительно, чтобы все мероприятие не утратило смысла.
Категорически запрещается критиковать выдвигаемые идеи, какими бы безумными они ни казались. Нельзя высмеивать чужие идеи или даже подшучивать над ними. Необходимо положительно оценивать любую высказанную мысль, даже если сделать это непросто. В крайнем случае можно промолчать. Помните, что на данном этапе самые лучшие идеи — это безумные. Необходимо отказаться от стереотипов и шаблонных решений.
Абсолютно все идеи надо фиксировать. Для этого «мозговой штурм» проводится под диктофон и под запись на бумаге или в компьютере. Диктофонная запись приходится уже после «мозгового штурма»— для дополнительного осмысления предложений и поиска вариантов, которые, быть может, потерялись в пылу генерирования идей. А бумажная или электронная запись (как правило, менее полная, чем звуковая) необходима для проведения третьего этапа «штурма». Кроме того, распечатка записи даст готовые обороты, слова, фразы, абзацы для будущих документов, что ускорит процесс их формирования и существенно повысит качество.
Нужно быть готовыми к тому, что начало этого этапа зачастую представляет собой так называемую «стадию раскачки», во время которой звучат достаточно банальные предложения. Интенсивность креатива постепенно возрастает, и наиболее продуктивно обычно проходят последние минуты этапа генерирования идей.
Он должен длиться не более 40 минут: затем все устают и работа перестает быть эффективной.
Этап 3. Задача: оценка идей
На этом этапе идеи обсуждаются и анализируются. Тут нужно постараться тщательно проработать и додумать высказанные предложения. При этом нужно следовать таким правилам.
• На каждом отрезке данного этапа существует только одна идеята, которую вы рассматриваете сейчас. Анализируйте ее так, как будто других идей вообще не существует. Отнеситесь к каждой идее внимательно.
• Критика теперь не возбраняется, но она не должна быть огульной и неконструктивной. Критикуя, нужно предлагать выход.
• Необходимо искать рациональное зерно в каждой идее.
• Нельзя отвергать идеи без объяснения, по принципу «все равно это не получится» или «это и обсуждения не заслуживает».
• Необходимо помнить, что результаты, полученные в процессе работы, «выстраданные» участниками, имеют для них большое значение. Поэтому, когда какие-то из них приходится отвергать, нужно делать это максимально корректно и по объективным причинам. С другой стороны, принятые идеи сделают их авторов в дальнейшем самыми активными исполнителями, испытывающими чувство сопричастности.
На этом этапе выдвинутые идеи оцениваются по трем основным критериям: полезность для проекта, оригинальность и осуществимость.
Этап 4. Задача: подведение итогов, группировка идей
Это делает главным образом ведущий. Однако опыт показывает, что порой на этом этапе неожиданно рождаются такие идеи, которые раньше никому из участников в голову не приходили. И наконец, сформулируем общие правила поведения каждого участника независимо от этапа «мозгового штурма».
• Перебивать никого нельзя.
• Необходимо исключить выражения типа «нет», «не пойдет», «нет, ну, это...» и т. п.
• Если появляется собственная идея, неожиданный поворот, дополнение, уточнение, нужно сделать запись, чтобы потом, когда до вас дойдет очередь, высказать ее.
• Нельзя какими бы то ни было способами мешать выступающему довести свою мысль до конца.
• Необходимо проявлять навыки слушания: заинтересованное, а не скучающее выражение лица, кивки, мимика, выражающая
понимание, т. е. все время следует демонстрировать, что вы здесь, все слышите, воспринимаете, готовы оценить и позитивно относитесь ко всему, что предлагается.
• Если надо ответить по телефону, делать это нужно незаметно, но при этом не привлекая всеобщего внимания к афишированной незаметности своих действий.
• В случае категорического несогласия с одним из предложений следует записать свое возражение, чтобы позднее обсудить его, если к тому времени в этом сохранится необходимость.
• Если не поняли чью-то мысль, не останавливайте говорящего! Нельзя тормозить партнера: он должен «нестись» на максимальной скорости. Вопросы тоже можно записать «на потом».
• Улыбаться можно. Нужно понимать, что «мозговой штурм» — это процесс, требующий отдачи энергии и порождающий ее. Все, что может увеличить плавность, гармоничность, хорошее настроение, полезно, поскольку увеличивает мощность энергетического потока. Все, что наоборот, — вредно, так как сужает сечение и, следовательно, мощность потока.
• Ничего нельзя отвергать. Все фиксируется, «набрасывается в корзину». Обсудить, оценить каждое конкретное предложение, идею, намек на идею можно потом. После «мозгового штурма».
• Спорить категорически запрещено! Утверждение, что в споре рождается истина, — не для «мозгового штурма».
• Каждый участник должен все время искать рациональное зерно в том, что говорит выступающий в данный момент партнер.
В начальный период, когда проводится «мозговой штурм», возникает вопрос, какие внешние структуры следует привлечь к подготовке. Скажем, если у вас нет собственных полиграфических мощностей, наверняка понадобится типография. То же относится к изготовителям сувениров. А кто будет разрабатывать рекламно-информационные материалы? Кто организует выставочные мероприятия и проведет опросы? И наконец, кто разработает стенд? Ответы на эти вопросы зависят прежде всего от собственных возможностей, а также от набора услуг, предложенного организаторами выставки. Например, некоторые выставочные комитеты требуют, чтобы разработка стендов осуществлялась только их собственными дизайнерами. Спорить в таком случае нецелесообразно, и ваша задача — передать
художнику максимально полный бриф (см. главы 9, 11 и прилагаемый к книге CD-диск) и наладить с ним конструктивное сотрудничество.
Предположим, вы выяснили, что заказы на рекламные материалы и стенд придется сделать на стороне. Если у вас есть проверенные партнеры, то они проконсультируют вас по специальным мероприятиям, подобранный ими тренер подготовит стендистов, дизайнер сделает рекламные материалы, а для их печати партнеры подберут типографию. При этом важно убедиться, что они знакомы со спецификой выставок. В противном случае лучше обратиться к исполнителям, специализирующимся на выставках.
И тогда возникает вопрос: как быть с тендером? Проводить ли его или прибегнуть к обычным способам поиска исполнителей — поговорить с коллегами, знакомыми, самостоятельно собрать информацию в Интернете?
Решение о проведении тендера зависит от того, как вы ответите на 4 ключевых вопроса.
Есть ли у вас на это лишние деньги? Эпоха активного участия в бесплатных тендерах уже прошла, и сегодня в них готовы участвовать далеко не самые высокие профессионалы. Исключение составляют тендеры, за которыми стоят особо соблазнительные бюджеты.
Достаточно ли у вас времени? Хороший тендер — мероприятие не одной-двух недель: нужно провести предварительную оценку участников, разработать и разослать его четкие условия, дать участникам время на выработку полноценных предложений, а себе — на их всестороннюю оценку.
Опасается ли ваша финансовая служба откатаем? Здесь, как вы понимаете, речь идет о деликатном вопросе доверия к собственным сотрудникам. Впрочем, при отсутствии доверия никакой тендер в принципе не способен помочь.
Являются ли тендеры одним из принципов ведения бизнеса в вашей компании, даже если речь идет о закупке ластиков и карандашей? Принципы — вещь хорошая и полезная, на них и денег не жалко. Однако опыт показывает, что тендеры, безусловно, важны и нужны для крупных компаний с большими рекламными бюджетами, а вот в остальных случаях у специалистов существуют серьезные сомнения.
Положим, вы ответили на все 4 вопроса утвердительно и пришли к выводу, что тендер, например, на разработку стенда все же цели сообразен. Решите, какой тендер вы предпочитаете — открытый или закрытый. К открытому тендеру приглашают всех желающих, к закрытому — предварительно отобранных участников. Организуя тендер, следует придерживаться нескольких полезных правил.
Во-первых, на проведение тендера нужно выделить не менее полутора-двух месяцев.
Во-вторых, об открытом тендере объявляют открыто — сообщением в СМИ и/или в Интернете. Если же вы приняли решение провести закрытый конкурс и предварительно отобрать будущих участников, четко укажите в направленном им сообщении, что вы проводите именно тендер. Подчеркните, что вы не предлагаете им заказ на подготовку вашего экспонирования, а приглашаете принять участие в конкурсе. В данном случае шила в мешке не утаишь, и о том, что компания под видом заказа проводит тендер, заинтересованные лица узнают очень быстро.
В-третьих, если вы предварительно отбираете участников тендера, то их не должно быть слишком много: большое число конкурсантов затрудняет окончательный выбор и непродуктивно повышает расходы. Хорошо, если окончательное число приглашенных не превыше трех-пяти. Однако в предварительном списке названий компаний (фамилий исполнителей) должно быть больше: возможно, по тем или иным причинам не все согласятся на участие.
В- четвертых, в обоих случаях — и при предварительном отборе участников для закрытого тендера, и при открытом конкурсе — старайтесь собрать максимум важной информации обо всех, чьи работы вы будете рассматривать. Узнайте об их профессиональной компетентности и успешных проектах, осуществленных ими в последнее время. Попросите представить рекомендации и портфолио. Выясните, сколько у них было заказчиков за последую год-два, какова динамика фирмы и текущий объем заказов. Обычно сбор такой информации осуществляется двумя путями: посылается запрос агентству — потенциальному участнику и опрашиваются те, кто уже имел с ним дело. Такой «заход с двух сторон» обеспечивает больший объем и, главное, более высокую достоверность собранных сведений.
В-пятых, нужно разработать «Устав тендера» — перечень четких и понятных условий его проведения и критериев отбора победителя (победителей) — и довести его до всех участников.
Шестое правило проведения тендера: все участники должны получить от вас четкий и максимально подробный бриф. Он позволит им сделать то, что нужно именно вам, а также послужит перечнем критериев, по которым вы будете оценивать представленные на конкурс работы.
Седьмое правило касается грамотной оценки представленных на конкурс работ. Нужно заранее выработать список ее критериев, определив приоритетные. Что для вас важнее: стоимость проекта или его оригинальность? функциональность стенда или его заметность? Понятно, что все эти показатели (и целый ряд других) важны, но не в равной мере. Поэтому мы их и ранжируем.
Правило восьмое: бесплатный тендер ненадежен. Если одна сторона хочет поживиться за чужой счет, то почему нужно ждать кристальной честности от второй стороны?! Участники тендера затрачивают собственные время, деньги и усилия, и их желание получить за это вознаграждение вполне законно. Оплаченный тендер — доказательство того, что компания хочет найти лучшего исполнителя, а не воспользоваться чужими идеями бесплатно. Считается, что справедливая и обоюдовыгодная оплата тендерной работы может составлять 30 — 50% цены окончательно заказанной и выполненной работы. Между прочим, деньги, затраченные на тендер, окупаются еще и тем, что взамен вы получаете исследование рынка соответствующих услуг, пусть и небольшое.
И наконец, третья составляющая фундамента выставки — техническая сторона организации. К ней относятся следующие.
• Выбор транспортной компании и заключение с ней договора о перевозке экспонатов, оформления и оборудования для стенда, если такие услуги не предоставляются организаторами выставки.
• Рассмотрение разных вариантов дальнейшей «судьбы» экспонатов. Позволяют ли условия выставки организовать их распродажу в последний день? Можно ли будет передать их для последующей реализации заинтересованным торговым структурам в месте проведения выставки? Увезем ли мы их с собой или, например, предпочтем раздать бесплатно — в благотворительных
целях или, скажем, потенциальным клиентам для пробного
пользования?
• Уточнение условий и стоимости хранения тары на время выставки.
• Получение от организаторов всех документов, характеризующих имеющиеся в выставочном помещении коммуникации, и предварительная оценка их пригодности для реализации ваших задумок. Можно ли планировать дирижабль с логотипом как средство привлечения внимания к стенду, т. е. найдется ли для него место в выставочном зале? Хватит ли мощности для демонстрации работы экспонируемого оборудования? Под каким углом падает свет — не помешает ли он рассмотреть рекламные ролики, демонстрируемые на мониторе? Список вопросов продолжите сами.
• Выяснение технологии получения виз и оформления таможенных документов, если предполагается участие в зарубежной выставке.
• Понадобится ли привлечение на месте дополнительного персонала, например грузчиков? Каковы правила и традиции найма, оплаты, страховки местного персонала? Это особенно важно продумать в том случае, если планируется участие в выставке в другом городе и тем более в другой стране.
• Решение вопроса страховки экспонатов и, если необходимо, сотрудников стенда.
• Выяснение системы охраны стенда, оборудования, экспонатов, которая используется на данной выставке.
Вот теперь можно переходить к планированию.
Готовые решения
Польза от «мозгового штурма»
• Свежие идеи.
• Объективные оценки.
• Корректировка поведения.
• Разрядка напряжения.
• Улучшение климата в команде.
Правила «мозгового штурма»
На всех этапах
• Комфортная обстановка (все под рукой и ничто не отвлекает).
• Максимально благожелательные взаимоотношения.
• Не перебивать друг друга.
• Внимательно слушать, не отвлекаясь.
Этап 1
• Четко сформулировать объект «штурма».
• Сделать это совместными усилиями.
Этап 2
• Дать высказаться каждому участнику.
• Не критиковать и не высмеивать даже самые безумные идеи.
• Фиксировать все идеи.
Этап 3
• В каждый отрезок времени концентрироваться только на одной идее.
• Критикуя, предлагать свое решение.
• Не отвергать идеи без аргументов.
Этап 4
• Сохранить внимание и концентрацию: возможны неожиданные находки.
Информация об участниках тендера
• Виды выполняемых работ.
• Последние успешные проекты.
• Рекомендации и портфолио.
• Число заказчиков за последние годы.
• Текущий объем заказов.
Правила тендера
1. На тендер отводится не менее полутора-двух месяцев.
2. И закрытый, и открытый тендер проводятся честно, с предварительным уведомлением или объявлением.
3. Число участников не должно превышать пяти.
4. С приглашенными к конкурсу желательно познакомиться заранее.
5. Тендер проводится в соответствии с известным его участникам уставом.
6. Конкурсные работы выполняются на основании брифа.
7. Результаты оцениваются по ранжированным критериям.
8. Бесплатные тендеры малопродуктивны.
Похожие рефераты:
